Шаблоны электронных писем для работы

Шаблоны электронных писем для работы

У вас когда-нибудь возникало ощущение, что ваш почтовый ящик заполняется сообщениями, на которые вам нужно ответить, но у вас просто нет на это времени? Возможно, всякий раз, когда вы пытаетесь написать письмо, у вас наступает писательский кризис.  Или, возможно, вы получаете так много однотипных сообщений, что просто хотите быстро отвечать на них, не тратя слишком много времени на их написание. 

Если это так, то вы не одиноки. Согласно исследованию, проведенному The Radicati Group в 2015 году, каждому пользователю в среднем приходится отвечать на 122 электронных письма в день! К счастью, есть способ сократить ваши временные потери. С помощью шаблонов электронных писем. Вот несколько образцов, которые вы можете адаптировать к обычным ситуациям на рабочем месте: 

  • После встречи или телефонного звонка с клиентом. 

Если вы только что провели встречу или телефонный звонок с клиентом, то, согласно правилам делового этикета, вам полагается написать ему в течение 24-x часов, чтобы поблагодарить за встречу и коротко обозначить достигнутые договоренности. В таком случае может быть полезен следующий шаблон: 

Добрый день [Имя], 

Мне было приятно [встретиться / поговорить] с вами [сегодня / вчера]. Я просто хотел бы напомнить вам, что мы обсуждали: 

[пункт 1]

[пункт 2]

[пункт 3]

Я и моя команда [опишите действия, которые будут предприняты], после чего мы встретимся, чтобы обсудить прогресс [дата и время]. 

Если у вас возникли вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной.

Спасибо, 

[Ваше имя] 

  • Объявление о новом проекте для вашей команды. 

Хотя все проекты разные, вы можете сэкономить значительное время и силы, используя шаблон электронного сообщения для того, чтобы проинформировать свою команду о новых проектах. Попробуйте использовать вот такой вариант шаблона: 

Привет команда! 

Основываясь на выдающихся результатах нашей предыдущей работы для клиента X, нас попросили взять в работу следующий проект: [название проекта]. 

Полное описание проекта вы найдете здесь: [включите ссылку на местоположение документа]. Я отправлю приглашение на собрание проектной группе чуть позже, когда у всех будет возможность просмотреть документ. 

Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной.

Спасибо!

[Ваше имя]

  • Отсрочка ответа 

Иногда электронное письмо требует от вас поиска дополнительной информации. Если вы заняты, лучше всего подтвердить получение сообщения/запроса и сообщить отправителю, когда он или она могут ожидать ответа. Используйте для этого следующий шаблон: 

Привет/добрый день [Имя],

Я получил твое/ваше сообщение/запрос о [тема]. У меня запланировано несколько неотложных звонков/встреч на сегодня/на текущей неделе, поэтому я смогу подготовить информацию и вернуться к тебе/вам не позднее [день].

Заранее благодарю за понимание! 

[Ваше имя] 

Независимо от того, насколько вы заняты, важно поддерживать хорошие отношения с коллегами и клиентами. Вот почему в дополнение к представленным выше шаблонам электронных сообщений профессионалы рекомендуют создать свои собственные, чтобы быстро реагировать на обращения, оставаясь при этом профессиональными и эффективными.

Вернуться к списку