Перегружены работой? Мы знаем, как это исправить.

Если количество ваших задач продолжает расти, несмотря на все ваши усилия по соблюдению графика, то у этого может быть лишь две причины:

  • Вас перегружают работой — тогда настало время поговорить со своим руководителем. 
  • У вас не получается поддерживать производительность своей работы на высоком уровне. Так, например, по данным исследования Kelly 31% работников тратят впустую полчаса в день, а ещё 31% тратят впустую целый час. В таком случае сокращение рабочей нагрузки не решит проблему личной продуктивности, и мы предлагаем вам несколько способов для преобразования своих рабочих привычек.

 

  1. Устанавливайте для себя индивидуальные дедлайны. Джон Рэмптон пишет в своей книге «15 способов повысить продуктивность на работе», что определенный уровень стресса, особенно если он создан лично вами, может помочь лучше сосредоточиться на цели. Когда вы работаете над важным проектом, установите для себя крайний срок раньше, чем фактическая дата сдачи проекта. Это поможет вам выполнить задачу в срок, а также лучше распланировать своё время на решение необходимых задач. Бонусным плюсом будет то, что вы успеете внести изменения и дополнения в случае необходимости.

 

  1. Составляйте график работы в начале каждого дня. Как бы ни было заманчиво первым делом погрузиться в свой любимый проект, мы предлагаем уделить хотя бы пару минут на пересмотр всех дел на день и распределить свое время для их выполнения. Еще полезно выделить 30 минут в начале дня и 30 минут после обеда для более мелких дел, которые необходимо сделать. Например, ответить на электронные письма или совершить рабочие звонки, пока вы не погрязли в более крупных проектах, которые требуют вашего внимания в течение нескольких часов. Планируя свой график таким образом, вы будете гораздо более организованными и сможете избежать паники в конце рабочего дня, когда нужно будет доводить дела до конца.

 

  1. Организуйте короткие перерывы. Мы не можем быть сконцентрированы в течение длительного времени. Исследования показывают, что перерывы в течение дня помогают нам восстанавливать энергию, а это приводит к принятию более рациональных решений и повышению производительности труда. После перерыва мы можем быть на 13% более эффективными и точными в своей работе. Важно знать, что недостаточно просто менять деятельность перед компьютером и переключаться между задачами. В перерыве стоит двигаться и отдыхать от экрана. Будь то тренировка в обеденное время или поход на кухню за чашечкой чая и беседа с коллегами — подойдёт любая деятельность, связанная с движениями. Планирование в перерывах также поможет вам придерживаться установленного графика.

 

  1. Не употребляйте слишком большое количество кофеина. Одна или две чашки кофе или чая могут дать вам прилив энергии, когда вы больше всего в ней нуждаетесь: в начале или в конце дня. Но если пить слишком много кофе, ваши силы могут, наоборот, исчезать быстрее, чем до его приёма, так как кофеин истощает надпочечники. Вместо того, чтобы идти за очередной порцией «кофейной подзарядки», лучше выпить кофе без кофеина, зелёный чай или обычную воду.

 

  1. Правильно организуйте свои коммуникации: электронные письма, смс, текстовые сообщения, голосовую почту. Количество сообщений, которые вы получаете в рамках своей работы, может вызывать напряжение и стресс, которые приводят к потере 26 минут времени в день. Вместо того, чтобы отвлекаться на оповещение каждые несколько минут, выключите все уведомления. А для их проверки используйте заранее запланированные периоды в начале дня и после обеда.

 

  1. Задавайте себе вопрос: «А приближает ли это меня к цели?» Бывает, что мы совершаем много мелких действий, которые в совокупности отнимают значительное количество времени, но не приближают нас к самому результату. Этот простой вопрос может помочь вам сэкономить много сил и времени.

 

  1. Разработайте эффективную стратегию. Самое важное для повышения продуктивности — разработать эффективную стратегию, которая будет подходить вашему стилю работы. Что вам ближе – многозадачность или решение одной задачи, на которой можно сосредоточить всё своё внимание и силы? Как только вы обнаружите тот стиль работы, который вам по душе, придерживайтесь его, и это непременно приведёт к повышению производительности. А наши небольшие советы выше помогут избавиться от вредных рабочих привычек и не чувствовать себя «заваленным работой», если конечно, они не противоречат вашей эффективной стратегии 😉