Организация центра обработки документов для закупок

Организация центра обработки документов для закупок

Заказчик: производитель пищевых продуктов и товаров бытовой химии.

РЕШЕНИЕ

  • Заказчику была предложена услуга "Аутсорсинг по администрированию документооборота в части закупок"

ДЕЙСТВИЯ:

  • Аудит процессов
  • Подбор проектной команды - три специалиста по документообороту в Туле и один курьер в Москве
  • Создание всех необходимых инструкций и процедур
  • Выделен супервайзер проекта
  • Формирование системы отчетности
  • Формирование KPIs

РЕЗУЛЬТАТ:

  • Сформирована зона ответственности проектной команды
  • Формирование единого ящика для получения заявок
  • KPI’s:
    • Срок принятия заявки в работу - 24 часа
    • Срок согласования документов (стандартные 1-3 рабочих дней, нестандартные- 10-14 рабочих дней)
    • Передача документа на подпись - 24 часа
  • Формирование ежемесячной статистики с пониманием пиков нагрузки для планирования отпусков команды (Обработка в месяц в среднем 310 документов)
  • Организация непрерывности процесса
  • Текучесть персонала: 2015 (0%), 2016 (25%)