Организация центра обработки документов для закупок.
Заказчик: производитель пищевых продуктов и товаров бытовой химии.
Решение: заказчику была предложена услуга "Аутсорсинг по администрированию документооборота в части закупок"
Действия:
Аудит процессов
Подбор проектной команды - три специалиста по документообороту в Туле и один курьер в Москве
Создание всех необходимых инструкций и процедур
Выделен супервайзер проекта
Формирование системы отчетности
Формирование KPIs
Результат:
Сформирована зона ответственности проектной команды
Формирование единого ящика для получения заявок
KPI’s:
Срок принятия заявки в работу - 24 часа
Срок согласования документов (стандартные 1-3 рабочих дней, нестандартные- 10-14 рабочих дней)
Передача документа на подпись - 24 часа
Формирование ежемесячной статистики с пониманием пиков нагрузки для планирования отпусков команды (Обработка в месяц в среднем 310 документов)
Организация непрерывности процесса
Текучесть персонала: 2015 (0%), 2016 (25%)