Обратно
Blog Img

Центр обработки документов

Организация центра обработки документов для закупок.

Заказчик: производитель пищевых продуктов и товаров бытовой химии.

Решение: заказчику была предложена услуга "Аутсорсинг по администрированию документооборота в части закупок"

Действия:

  • Аудит процессов

  • Подбор проектной команды - три специалиста по документообороту в Туле и один курьер в Москве

  • Создание всех необходимых инструкций и процедур

  • Выделен супервайзер проекта

  • Формирование системы отчетности

  • Формирование KPIs

Результат:

  • Сформирована зона ответственности проектной команды

  • Формирование единого ящика для получения заявок

  • KPI’s:

    • Срок принятия заявки в работу - 24 часа

    • Срок согласования документов (стандартные 1-3 рабочих дней, нестандартные- 10-14 рабочих дней)

    • Передача документа на подпись - 24 часа

  • Формирование ежемесячной статистики с пониманием пиков нагрузки для планирования отпусков команды (Обработка в месяц в среднем 310 документов)

  • Организация непрерывности процесса

  • Текучесть персонала: 2015 (0%), 2016 (25%)​